Qu’est-ce qu’une mission?
Est en mission toute personne amenée à se déplacer dans le cadre du service pour le compte de l’Université. Lorsque vous assistez ou participez à un colloque ou une journée d’étude hors de l’enceinte de l’Université de Tours, que ce soit en France ou à l’étranger, vous êtes en “mission”.
Si vous prévoyez de partir en mission
Vous devez vous munir de 2 documents :
1/ l’autorisation de déplacement si vous êtes employé par l’Université (cela vaut pour les titulaires, les ATER, les contractuels, les doctorants financés, les chargés de cours)
2/ l’ordre de mission pour la prise en charge de vos frais (l’ordre de mission n’est pas nécessaire si vous ne demandez aucune prise en charge financière de votre mission).
L’autorisation de déplacement et l’ordre de mission SIFAC doivent impérativement être établis avant le déplacement. Ils ne peuvent en aucun cas être établis a posteriori. L’ensemble de cette procédure est longue et nécessite que vous anticipiez vos démarches un à deux mois avant le départ.
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1/ L’autorisation de déplacement (AD)
Avant tout déplacement, merci de télécharger le formulaire “autorisation de déplacement”, de le remplir et de le faire signer par l’autorité responsable de votre mission, en l’occurrence le directeur du laboratoire.
L’autorisation de déplacement permet :
– de garantir la protection juridique du missionnaire lors de son déplacement en cas d’accident du travail ;
– de créer un ordre de mission (OM) « Sifac » (c’est le nom du logiciel de comptabilité), qui seul permet d’engager les crédits de l’Université.
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Pour les déplacements en dehors du territoire de la métropole, vous devez faire viser votre autorisation de déplacement par le fonctionnaire de sécurité de défense (en écrivant à
autorisation.deplacement@univ-tours.fr) puis par le Président de l’Université.
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• Informations liées à la sûreté des pays
Pour toute information concernant les risques liés aux voyages, il est vivement conseillé :
– de s’inscrire sur le
site ARIANE du ministère des affaires étrangères (qui permet de recevoir des alertes et des informations spécifiquement liées à votre pays de déplacement, et qui permet aussi au Ministère d’avoir à tout moment une idée précise du nombre de ressortissants présents dans les pays visités)
• Informations sur les risques sanitaires : il est nécessaire de prendre rendez-vous avec le service de médecine de prévention.
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L’autorisation de déplacement, une fois signée par les autorités requises, doit être transmise au secrétariat du laboratoire (intru@univ-tours.fr).
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2/ L’ordre de mission SIFAC (OM)
L’ordre de mission « Sifac » (nom du logiciel de comptabilité) n’est obligatoire qu’en cas de prise en charge de vos frais de déplacement par l’Université.
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Vous devez rédiger vous-même l’ordre de mission à transmettre au secrétariat du laboratoire (intru@univ-tours.fr).
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Attention (1) :
Si vous souhaitez une prise en charge financière de la mission, vous devez impérativement en convenir au préalable avec la direction du laboratoire (demande conjointe au directeur et au trésorier) afin de vous assurer :
– du montant pris en charge par le laboratoire ;
– des modalités de prise en charge.
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Attention (2) :
La prise en charge par le laboratoire est contrainte par les règles comptables de l’Université. Ainsi le laboratoire ne peut pas prendre en charge de remboursement de frais de location en AirBnB, ou de taxis, par exemple. De manière plus générale, il n’est pas possible de se faire rembourser après la mission des frais réels engagés sur place : en revanche, il est possible d’allouer au missionnaire un per diem (dont le montant varie selon le pays), pour lequel il faut bien sûr faire la demande en amont auprès du laboratoire.
-> A noter : si vous êtes doctorant, pour les déplacements à l’international
Si votre déplacement ne concerne par la recherche mais la valorisation de vos travaux, vous pouvez bénéficier d’une Aide à la Mobilité Internationale Exceptionnelle par l’Ecole doctorale.
Cette aide peut être demandée pour un ou plusieurs séjours à l’étranger dans le cadre d’une communication orale ou présentation d’un poster lors d’un colloque ou d’une conférence, tout en sachant que le montant cumulé maximal des aides à la mobilité internationale exceptionnelle est fixée à 800€, par doctorant pour toute la durée de la thèse dans la limite du budget annuel de l’Ecole Doctorale.
Cette aide doit être demandée à l’Ecole doctorale, et appuyée par votre directeur ou directrice de thèse. La demande peut être un peu longue à traiter : pensez à faire cette démarche très en amont de votre déplacement.
