Missions: informations pratiques

Qu’est-ce qu’une mission?

Est en mission toute personne amenée à se déplacer dans le cadre du service pour le compte de l’Université.
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Lorsque vous assistez ou participez à un colloque ou une journée d’étude hors de l’enceinte de l’Université de Tours, que ce soit en France ou à l’étranger, vous êtes en « mission ».
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Si vous prévoyez de partir en mission

Vous devez vous munir de 2 documents:
1/ l’autorisation de déplacement qui est l’autorisation administrative de départ
2/ l’ordre de mission pour la prise en charge de vos frais.
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L’autorisation de déplacement et l’ordre de mission SIFAC doivent impérativement être établis avant le déplacement. Ils ne peuvent en aucun cas être établis a posteriori.
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L’ensemble de cette procédure est longue et nécessite que vous anticipiez vos démarches un à deux mois avant le départ.
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1/ L’autorisation de déplacement (AD)

Avant tout déplacement, merci de télécharger le formulaire « autorisation de déplacement », de le remplir et de le faire signer par l’autorité responsable de votre mission, en l’occurrence le directeur du laboratoire.

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L’autorisation de déplacement permet de garantir:
– une protection juridique du missionnaire lors de son déplacement en cas d’accident du travail;
– l’autorisation de procéder à la création d’un ordre de mission (OM) « Sifac » (nom du logiciel de comptabilité), qui seul permet une réservation des crédits nécessaires au remboursement des frais engagés.
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Pour les déplacements en dehors du territoire de la métropole, vous devez vous adresser à la Direction des affaires juridiques (DAJ – daj@univ-tours.fr) afin d’obtenir l’avis du fonctionnaire de sécurité de défense et la décision du Président de l’Université.
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Informations liées à la sûreté des pays
Pour toute information concernant les risques liés aux voyages
Informations sur les risques sanitaires: il est nécessaire de prendre rendez-vous avec le service de médecine de prévention.
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L’autorisation de déplacement, une fois signée par les autorités requises, doit être transmise au secrétariat du laboratoire (intru@univ-tours.fr).
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2/ L’ordre de mission SIFAC (OM)

L’ordre de mission « Sifac » (nom du logiciel de comptabilité) n’est obligatoire qu’en cas de prise en charge de vos frais de déplacement par l’Université.
Il ne peut être établi qu’une fois l’autorisation de déplacement obtenue.
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Vous devez rédiger vous-même l’ordre de mission à transmettre au secrétariat du département (intru@univ-tours.fr).
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Lors de votre première demande, vous devez aussi remplir une fiche agent français.
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Si vous souhaitez que les frais de mission soient pris en charge par le laboratoire

Si vous souhaitez une prise en charge financière de la mission, vous devez impérativement en convenir au préalable avec la direction du département (demande conjointe au directeur et au trésorier) afin de vous assurer:
– du montant pris en charge par le laboratoire;
– des modalités de prise en charge.
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Par exemple: le laboratoire ne peut rembourser des frais de location de AirBnB. De même les seuls trajets pris en charge en France métropolitaine sont les billets de train seconde classe. 
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-> A noter: si vous êtes doctorant, pour les déplacements à l’international

Si votre déplacement ne concerne par la recherche mais la valorisation de vos travaux, vous pouvez bénéficier d’une Aide à la Mobilité Internationale Exceptionnelle par l’Ecole doctorale.

Cette aide peut être demandée pour un ou plusieurs séjours à l’étranger dans le cadre d’une communication orale ou présentation d’un poster lors d’un colloque ou d’une conférence, tout en sachant que le montant cumulé maximal des aides à la mobilité internationale exceptionnelle est fixée à 800€, par doctorant pour toute la durée de la thèse dans la limite du budget annuel de l’Ecole Doctorale.